Divenuta obbligatoria in Italia a partire dal primo
gennaio 2019 anche per quanto riguarda le transazioni tra privati b2b, la
fattura elettronica è un documento digitale in formato Xml che, al pari del suo
equivalente cartaceo, necessita di soddisfare una serie di requisiti legali.

Dopo aver introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica verso la
Pubblica Amministrazione nel 2014, dal primo gennaio 2019 l’Agenzia delle
Entrate ha esteso tale vincolo anche ai privati. Per avere validità legale,
l’e-fattura dovrà essere emessa, inoltrata al Sistema di Interscambio e
conservata in un preciso formato digitale. Nello specifico, si tratta
dell’Xml, sigla che identifica l’eXtensible Markup Language, uno
standard che consente di contabilizzare i dati in maniera rapida, strutturata e
funzionale.

Al fine di rispettare le norme previste dalla legislazione italiana la
fattura elettronica deve essere conservata secondo le modalità e i tempi da
essa indicati (almeno 10 anni). Nello specifico, il file dovrà recare una marca
temporale e una firma digitale, gli unici elementi in grado di
garantirne la data di creazione e l’identità di chi l’ha emesso. Per
semplificare tale processo, esistono software di fatturazione online
semplici e veloci. Uno di questi è Fatture in Cloud, che oltre a rendere
estremamente rapida la compilazione del documento digitale, propone anche una
guida pratica alla corretta conservazione delle fatture elettroniche.

Affidarsi a un gestionale per conservare la documentazione digitale è una
soluzione comoda e sicura.

Il servizio pubblico proposto dal Fisco non può essere infatti ritenuto
direttamente responsabile dell’eventuale perdita di dati, della conservazione
sostitutiva secondo le modalità e i tempi prescritti e di altri possibili
inconvenienti. Scegliendo un software a pagamento si avrà invece la certezza di
gestire e archiviare i file in maniera corretta, potendone disporre in
qualsiasi momento, inclusa l’eventualità in cui vengano richiesti per
fronteggiare delle controversie di natura giuridica.

Inoltre, il processo di conservazione delle fatture elettroniche gestito da
terze parti è completamente automatico e, pertanto, a prova di errore.
Diverso è invece il discorso per quanto riguarda il servizio erogato
dall’Agenzia delle Entrate. In questo caso, infatti, l’intero processo dovrà
essere svolto dall’utente, scaricando manualmente le fatture dal proprio
cassetto fiscale. Un’operazione non completamente priva di rischi, specialmente
per chi ha poca familiarità con prodotti informatici di questa tipologia. Non
per ultimo, i software di fatturazione elettronica hanno il vantaggio di
funzionare su desktop, smartphone e tablet e di essere
quindi accessibili da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento.